チームとチームのギャップにキズナを
こんなことはありませんか？
- 設計変更が決まったのに、現場に伝わったのは施工図ができたあとだった
- 設備の配管と建築の梁がぶつかることを、総合図の段階では誰も言い出さなかった
- 製作図の承認が遅れ、工場の製作期間が足りなくなった
- 職長は朝の打合せで「問題ありません」と言ったのに、昼には段取りの食い違いで作業が止まった
どれも、誰かが手を抜いたわけではありません。一人ひとりは自分の持ち場で、きちんと仕事をしています。それでも工事は遅れ、手戻りが起きる。
その原因は、チームの中ではなく、チームとチームの間にあるのかもしれません。
現場は、チームの集まりでできている
施工管理の仕事は、工程・品質・原価・安全の「四大管理」だとよく言われます。ただ、実際に一日の大半を占めているのは調整ではないでしょうか。
ひとつの建物には、たくさんのチームが関わります。
- 図面を描く設計（意匠・構造・設備）
- 図面どおりに作られているかを確かめる監理
- 工場で鉄骨やサッシを作る製作（メーカー・ファブ）
- 現場で手を動かす協力会社の職長と職人
- 施主との窓口になる営業
- そして、これらをまとめる施工管理
どのチームも、それぞれの持ち場のプロフェッショナルです。チームの中のふりかえりや改善なら、どのチームも何かしらやっているはずです。
溝は、会議の中にある
冒頭の場面を思い出してみてください。どれも、知っていた人はいたはずです。言われなかった、あるいは言える場ではなかった、というだけで。
チーム間の会議には、各チームのリーダーが出てきます。リーダーは自分のチームを背負っているので、持ち寄る話はどうしても「自分のチームが損をしない」形になります。工程が厳しいとは言っても、自分のところの遅れはなかなか言いません。元請と協力会社のように立場に上下があれば、なおさらです。
一人ひとりは正しく振る舞っています。それでも全員が自分のチームを守ると、プロジェクト全体は良い方向に進みません。
関係づくりは、納期の中に含まれている
これまでこの溝を埋めてきたのは、地道な関係づくりでした。現場の帰りに一杯行く、何度も顔を合わせるうちに本音が言えるようになる。この「飲みニケーション」でしか生まれない話は確かにあり、それを否定するつもりはありません。
ただ、プロジェクトには最初から納期があります。そして、その納期には関係づくりの時間も含まれています。初顔合わせのチーム同士が打ち解ける前に、もう工程は動き始めています。
時間外労働の上限規制が建設業にも適用され、長く残って飲みに行く前提も成り立ちにくくなりました。関係づくりを、時間外の付き合いだけに任せておけなくなっています。
会議の中に、関係をつくる時間を置く
Kizuna は、スクラムマスターがチームワークを高めるために作られたファシリテーションのツールです。もとはソフトウェア開発の現場から生まれましたが、やっていることはシンプルです。会議の中に、関係をつくる時間を置く。 飲みに行く時間を作れないなら、会議そのものを関係づくりの場にしてしまおう、という考え方です。
使い方は、ホストが URL を共有して参加者を呼ぶだけです。現場事務所に集まっても、オンラインの定例でも使えます。
日々の工程打合せは、5分のチェックインから
翌日の段取りを決める工程打合せは、毎日のように同じ顔ぶれが集まる場です。だからこそ、話す人と黙っている人が固定されがちです。
Kizuna のチェックインは、どれも5分ほどで終わります。たとえば「2択チェックイン」では、「朝はごはん派？パン派？」のようなお題に全員が投票し、ランダムに選ばれた人がその理由を一言話します。
仕事と関係のない話で構いません。大事なのは、会議の最初に全員が一度声を出すことです。一度話した人は、その後の議題でも口を開きやすくなります。自分のチームの持ち場の話しかしなかった職長が、隣の工種の段取りに一言添える。その一言が、昼の手待ちを防ぎます。
初顔合わせのメンバーなら、簡単な話題を出してくれる「アイスブレイク」。何度も顔を合わせている間柄なら、「『あ』から始まる優しいものは？」のようなお題でみんなで答え合う「アサソレ！」。関係の深さに合わせて選べます。
工程の節目には、ふりかえりを
躯体が終わった、仕上げに入る前、といった工程の節目は、チームをまたいでふりかえるのにちょうどいいタイミングです。
報告会や定例での報告は、どうしても「予定どおりです」「〇〇が遅れています」という業務の言葉になります。ふりかえりでは、付箋に「やりにくかったこと」「助かったこと」を書き出します。同じ状況を、報告とは別の切り口から話せます。
付箋は全員が同時に書くので、声の大きい人の意見に流されません。書いたものは一人ずつ順番に発表するので、全員の話が必ず場に出ます。
Kizuna には、ふりかえりの手法がいくつも用意されています。手法ごとに「初めてのチームがそのまま実施できるか」で難しさの目安が付いているので、初めましての集まりでも、気心の知れたチームでも、合うものを選べます。
着工前や定例では、帆船で行き先をそろえる
チームをまたいだ会議で特に使ってほしいのが、「帆船」という手法です。プロジェクトを一隻の船に見立て、次の順番で書いていきます。
- 島: チームが目指す目標や理想の状態
- 追い風: 前進を助けているもの
- 錨: 足を引っ張っている問題
- 岩: 進路上のリスクや障害
ポイントは、最初に全員で「島」を書くことです。設計・施工・製作が、それぞれの立場からゴールを書き出し、まず行き先をそろえます。そのうえで錨や岩を出すので、問題が「あのチームのせい」ではなく「船全体が進まない理由」として並びます。
自分のチームが損をしないための持ち寄りから、同じ船に乗る者どうしの持ち寄りへ。帆船は、その切り替えを手順として組み込んでいます。
「立場に関係なく話せる」に、最初に同意する
Kizuna のふりかえりでは、始める前に参加者全員が三つの原則に同意します。
- No Blame: 個人を責めない
- Be Open: 立場に関係なく、安心して話せる
- Look for Improvements: 人ではなく仕組みを直す
元請と協力会社、発注者と受注者。建設の現場には、どうしても立場の上下があります。だからこそ、会議の最初に「ここでは立場に関係なく話していい」と全員で確かめておくことに意味があります。同じプロフェッショナルどうしが対等に話せる場では、報告しづらかったことが出てきます。小さな懸念が早く出れば、手戻りになる前に手を打てます。
一つのチームの中でも、チームをまたいでも
ここまでチーム間の会議を中心に書いてきましたが、Kizuna は一つのチームの中でも使えます。協力会社の中での週の終わりのふりかえり、設計チームの定例の冒頭のチェックイン。まずはチームの中で慣れてから、チームをまたいだ会議に持ち込むのもいいと思います。
飲みニケーションも、Kizuna も
飲みの席でしか生まれない話は、確かにあります。肩書きを外して、仕事の外の顔を知ることで生まれる信頼は、何にも代えがたいものです。
一方で、Kizuna でしか生まれない議論もあると思っています。全員が同時に付箋を書き、全員が順番に話し、全員が同じ島を見る。これは、声の大きさや席の近さに左右される飲みの席では、なかなか起きません。
どちらか一方ではなく、両方あっていい。ただ、納期の中に関係づくりが含まれている以上、関係づくりを時間外の付き合いだけに頼るのは、もうやめにしませんか。
チームとチームのギャップに、キズナを。